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Lieferschein: Inhalt, Muster und Aufbewahrung

Ein Lieferschein begleitet die Ware und sagt dem Empfänger, was im Paket sein sollte. Dieser Ratgeber erklärt, welche Angaben sinnvoll sind, wie Sie ihn von Rechnung und Packliste abgrenzen und was die Abgabenordnung zur Aufbewahrung sagt — mit einem ausgefüllten Muster.

Zuletzt geprüft: 2026-10-25

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist ein Begleitpapier zur Warensendung. Er listet auf, welche Artikel in welcher Menge geliefert werden, und verweist auf die Bestellung oder den Auftrag, zu dem die Lieferung gehört. Der Empfänger vergleicht beim Auspacken den Inhalt mit dem Lieferschein und bestätigt oft mit seiner Unterschrift, dass die Ware angekommen ist. Damit dient der Lieferschein beiden Seiten als Nachweis: Der Versender kann belegen, was er geliefert hat, der Empfänger kann fehlende oder beschädigte Teile sofort reklamieren.

Anders als die Rechnung ist der Lieferschein in den Steuergesetzen, die wir hier zitieren, nicht als Pflichtdokument mit Pflichtangaben geregelt. Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 vor, was auf einer Rechnung stehen muss; für den Lieferschein gibt es keine vergleichbare Liste. Die Abgabenordnung erwähnt ihn nur bei den Aufbewahrungsfristen. Ob Sie einen Lieferschein beilegen müssen, ergibt sich in der Praxis meist aus der Vereinbarung mit Ihrem Kunden — viele Firmenkunden verlangen ihn, weil ihr Wareneingang damit arbeitet.

Was gehört auf einen Lieferschein?

Weil es keine gesetzliche Liste gibt, haben sich in der Praxis folgende Angaben bewährt. Je vollständiger der Lieferschein, desto schneller kann der Empfänger die Lieferung prüfen und desto leichter lässt sie sich später der Rechnung zuordnen:

• Name und Anschrift des Versenders (Ihr Unternehmen)
• Name und Lieferanschrift des Empfängers — bei abweichender Rechnungsadresse die Lieferadresse
• eine Lieferscheinnummer oder die Auftragsnummer, unter der der Kunde bestellt hat
• das Lieferdatum (Versanddatum)
• jede Position mit Bezeichnung, Artikelnummer und Menge
• bei Teillieferungen einen Hinweis, welche Artikel nachgeliefert werden
• Hinweise zur Handhabung, etwa „zerbrechlich“ oder „kühl lagern“
• Platz für die Empfangsbestätigung (Datum, Name, Unterschrift), wenn Sie eine brauchen

Preise gehören normalerweise nicht auf den Lieferschein. Das ist besonders wichtig, wenn die Sendung ein Geschenk ist oder wenn Sie im Auftrag eines anderen Händlers direkt an dessen Kunden liefern (Streckengeschäft): Der Empfänger soll dann nicht sehen, was die Ware gekostet hat.

Muster: ein ausgefüllter Lieferschein

So sieht ein vollständiger Lieferschein für eine kleine Onlinebestellung aus. Die Angaben sind ein erfundenes Beispiel; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Im Generator tragen Sie Versender und Empfänger ein, setzen die Auftragsnummer und das Datum und legen für jede Zeile Bezeichnung, Artikelnummer und Menge an. Die PDF entsteht in Ihrem Browser; nichts wird hochgeladen.

Lieferschein jetzt erstellen

Lieferschein, Rechnung und Packliste im Vergleich

Die drei Dokumente werden oft verwechselt, weil sie dieselben Artikel auflisten. Sie haben aber unterschiedliche Aufgaben:

Im Englischen heißt der Lieferschein meist „delivery note“ oder „packing slip“; „packing list“ ist eher die Packliste mit Kartons und Gewichten für Spedition und Zoll. Unser Generator erstellt einen Lieferschein im deutschen Sinn: Positionen und Mengen ohne Preise.

Manche Unternehmen kombinieren Lieferschein und Rechnung zu einem Dokument („Rechnung/Lieferschein“). Das ist möglich, wenn das Dokument alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Ein reiner Lieferschein ohne Preise und Steuerbetrag ersetzt die Rechnung dagegen nicht. Was auf eine Rechnung gehört, zeigt unser Rechnungsgenerator mit den deutschen Pflichtangaben.

Wie lange muss man Lieferscheine aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung. Für Lieferscheine gilt seit der aktuellen Fassung eine eigene Regel:

• Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind: Die Aufbewahrungsfrist endet mit dem Erhalt der Rechnung.
• Abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind: Die Aufbewahrungsfrist endet mit dem Versand der Rechnung.
• Lieferscheine, die als Buchungsbeleg dienen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO): Für sie gilt die Frist für Buchungsbelege von acht Jahren.

Ein Lieferschein wird zum Buchungsbeleg, wenn er selbst eine Buchung begründet — etwa wenn keine gesonderte Rechnung kommt und die Buchung auf dem Lieferschein beruht. In den meisten Fällen dient die Rechnung als Beleg, und der Lieferschein kann nach Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung entsorgt werden. Beachten Sie aber: Nach § 147 Abs. 3 AO läuft eine Frist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Lieferschein für Ihre Buchhaltung als Beleg zählt, fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Außersteuerliche Gründe können dafür sprechen, Lieferscheine länger zu behalten, etwa als Nachweis bei Reklamationen oder Gewährleistungsfällen. Die Abgabenordnung regelt nur die steuerliche Pflicht.

Häufige Fehler

• Die Auftragsnummer weglassen oder eine andere Nummer verwenden als in der Bestellbestätigung. Der Kunde kann die Lieferung dann nicht zuordnen.
• Bei Teillieferungen den kompletten Auftrag auflisten. Der Lieferschein soll zeigen, was tatsächlich im Paket ist; offene Positionen gehören in die Notizen.
• Preise auf Lieferscheine für Geschenke oder Streckengeschäfte drucken.
• Den Lieferschein außen auf den Karton kleben, ohne Hülle — er geht unterwegs verloren. Besser innen obenauf oder in einer Dokumententasche.

Wann reicht ein Lieferschein nicht?

Bei Sendungen in Länder außerhalb der EU braucht der Zoll eine Handelsrechnung und gegebenenfalls eine Zollanmeldung; der Lieferschein ersetzt beides nicht. Für Gefahrgut sind eigene Beförderungspapiere vorgeschrieben. Und wenn Ihr Kunde ein elektronisches Format verlangt, etwa einen Lieferavis aus seinem Warenwirtschaftssystem, hilft eine PDF allein nicht weiter.

Mehr zu den englischen Begriffen und zum Unterschied zwischen packing slip und delivery note steht in unserem englischen Ratgeber Packing slip vs delivery note.

Häufige Fragen

Quellen: § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen