Quittung oder Rechnung?
Quittung und Rechnung sehen sich ähnlich, erfüllen aber verschiedene Aufgaben: Die Rechnung fordert eine Zahlung an und ist das Dokument für die Umsatzsteuer, die Quittung bestätigt, dass Geld angekommen ist. Hier steht, was das Gesetz zu beiden sagt und welches Dokument Sie wann brauchen.
Der Unterschied in einem Satz
Eine Rechnung sagt: „Für diese Leistung schulden Sie mir diesen Betrag.“ Eine Quittung sagt: „Diesen Betrag habe ich von Ihnen erhalten.“ Die Rechnung kommt also vor oder mit der Zahlung, die Quittung danach. Wer bar bezahlt, bekommt häufig beides auf einem Blatt — eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag dankend erhalten“.
Die Quittung: Anspruch nach § 368 BGB
Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt die Quittung in § 368: Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen. Wer also eine Schuld bezahlt — Miete, eine Anzahlung, einen gebrauchten Gegenstand —, kann vom Empfänger eine Quittung verlangen. Die Quittung ist dann sein Beweis, dass gezahlt wurde.
Das Gesetz schreibt für die Quittung keine festen Inhalte vor, sie muss nur ein schriftliches Empfangsbekenntnis sein. Damit sie im Streitfall etwas nützt, sollte sie trotzdem diese Angaben enthalten:
- wer das Geld erhalten hat (Name, Anschrift)
- wer gezahlt hat
- den Betrag, gern zusätzlich in Worten bei größeren Barbeträgen
- wofür gezahlt wurde, z. B. „Miete November 2026, Wohnung 3B“
- Datum und Ort der Zahlung
- die Zahlungsart (bar, Überweisung, Karte)
- eine Quittungsnummer, wenn Sie regelmäßig Quittungen ausstellen
- bei Papierquittungen die Unterschrift des Empfängers
Mit unserem Quittungsgenerator tragen Sie diese Angaben in ein Formular ein; der Gesamtbetrag wird aus den einzelnen Positionen addiert, und die PDF entsteht in Ihrem Browser.
Die Rechnung: wann sie Pflicht ist
Für Unternehmer regelt § 14 UStG die Rechnung. Grundsätzlich ist ein Unternehmer berechtigt, für seine Lieferungen und Leistungen eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet ist er nach § 14 Abs. 2 UStG unter anderem in diesen Fällen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung:
- bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen
- bei einer Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist
Die Pflicht entfällt, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Bei Leistungen an andere Unternehmen im Inland muss die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden; die Übergangsregeln dafür stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Eine PDF, wie sie unser Generator erzeugt, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Eine vollständige Rechnung muss die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Die vollständige Liste zeigt der Rechnungsgenerator direkt unter dem Formular.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für kleine Beträge erleichtert § 33 UStDV die Anforderungen. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- das Ausstellungsdatum
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
Name und Anschrift des Kunden, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer des Leistenden sind bei der Kleinbetragsrechnung also nicht vorgeschrieben. Deshalb kann auch ein Kassenbon eine Kleinbetragsrechnung sein, wenn er die vier Angaben enthält. Wichtig: Laut § 33 UStDV kann eine solche Kleinbetragsrechnung immer auch als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also zum Beispiel als PDF, auch zwischen Unternehmen. Die Vereinfachung gilt nicht für bestimmte Sonderfälle, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und Leistungen, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG).
Eine Quittung über einen kleinen Betrag ist nicht automatisch eine Kleinbetragsrechnung. Damit sie als solche zählt, müssen Steuersatz (oder Hinweis auf die Befreiung) und die Art der Leistung darauf stehen.
Kassenbon und Belegausgabepflicht
Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst — typischerweise mit einer Registrierkasse —, muss nach § 146a Abs. 2 AO dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen davon befreien; die Befreiung kann widerrufen werden.
Eine Quittung aus einem Online-Generator ersetzt diesen Kassenbeleg nicht. Sie eignet sich für Fälle ohne Kassensystem: private Verkäufe, Mietzahlungen, Anzahlungen, Kautionen oder Zahlungen zwischen Vereinsmitgliedern.
Welches Dokument brauche ich? Typische Fälle
| Situation | Passendes Dokument |
|---|---|
| Freiberufler stellt einer Firma ein Projekt in Rechnung | Rechnung nach § 14 UStG (bei inländischen Firmenkunden E-Rechnung nach den Übergangsregeln) |
| Vermieter erhält die Monatsmiete bar | Quittung; der Mieter kann sie nach § 368 BGB verlangen |
| Privatperson verkauft ein gebrauchtes Fahrrad | Quittung bzw. Kaufbeleg mit Betrag, Gegenstand und Datum |
| Handwerker kassiert 180 € bar von einer Privatkundin | Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit Vermerk „bar erhalten“, oder Rechnung plus Quittung |
| Laden mit elektronischer Kasse verkauft Waren | Kassenbeleg aus dem System (§ 146a Abs. 2 AO) |
Die Tabelle zeigt typische Fälle; die genauen Pflichten hängen von Ihrer Situation ab. Bei Fragen zu Umsatzsteuer und Belegen hilft Ihre Steuerberatung.
Häufige Fehler
- Eine Quittung ausstellen, bevor das Geld da ist. Das Empfangsbekenntnis bestätigt etwas, das noch nicht passiert ist.
- Eine Quittung statt einer Rechnung schicken, wenn ein Firmenkunde die Vorsteuer abziehen will. Dafür braucht er eine ordnungsgemäße Rechnung.
- Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG Umsatzsteuer auf einer Quittung oder Rechnung ausweisen. Tragen Sie 0 % ein und nennen Sie die Steuerbefreiung.
- Keine Kopie behalten. Unser Generator speichert nichts; laden Sie die PDF herunter und legen Sie sie ab.
Den englischsprachigen Vergleich mit Regeln aus Großbritannien und den USA finden Sie unter Receipt vs invoice.
Häufige Fragen
Habe ich Anspruch auf eine Quittung?
Ja. Nach § 368 BGB muss der Gläubiger gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) erteilen.
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Die Rechnung fordert eine Zahlung an und ist das Dokument für die Umsatzsteuer; die Quittung bestätigt den Erhalt des Geldes. Eine Rechnung kann aber zugleich als Quittung dienen, wenn „Betrag erhalten“ vermerkt ist.
Bis zu welchem Betrag gilt die Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (§ 33 UStDV). Dann genügen Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz.
Muss eine Quittung unterschrieben sein?
§ 368 BGB verlangt ein schriftliches Empfangsbekenntnis. Bei einer Papierquittung ist die Unterschrift des Empfängers üblich und erhöht die Beweiskraft.
Quellen: § 368 BGB — Quittung · § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen · § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge · § 19 UStG — Kleinunternehmer · § 146a AO — Belegausgabepflicht · § 27 UStG — Übergangsregeln E-Rechnung