Albarán: qué es, qué debe incluir y en qué se diferencia de la factura
El albarán es el papel que acompaña a la mercancía y que firma quien la recibe. No es una factura ni la sustituye, pero es la prueba de que algo se entregó y es la base sobre la que después se factura. Esta guía explica qué datos poner, los tipos de albarán más habituales y cómo encaja con la factura mensual.
Qué es un albarán
Un albarán (también llamado nota de entrega) es un documento comercial que acredita que se ha entregado una mercancía o se ha realizado un trabajo. Lo emite quien entrega —el proveedor, la tienda, el transportista o el técnico— y lo firma quien recibe, normalmente con un «recibí conforme», la fecha y su nombre. Cada parte se queda una copia.
Sirve para tres cosas muy prácticas: el cliente comprueba al abrir el paquete que llega todo lo pedido; el proveedor tiene una prueba firmada de la entrega si luego hay una reclamación; y ambos pueden cuadrar después la factura con lo que realmente se entregó.
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) regula las facturas, no los albaranes. Por eso no hay una lista legal de datos obligatorios del albarán: los datos de abajo son los que permiten que cumpla su función de prueba.
Qué datos debe llevar un albarán
- Número de albarán, único y correlativo, para poder citarlo en la factura.
- Fecha de entrega.
- Datos de quien entrega: nombre o razón social, dirección y, si quieres, NIF y teléfono.
- Datos del destinatario y la dirección de entrega, si es distinta de la de facturación (una obra, un almacén).
- Número de pedido del cliente, si lo hay, para que pueda relacionar la entrega con su compra.
- Descripción, referencia y cantidad de cada artículo o trabajo.
- Observaciones: bultos, artículos pendientes de servir, incidencias.
- Firma de conformidad del receptor, con nombre y DNI o cargo si la empresa lo pide.
Ejemplo de albarán rellenado
Una tienda online de menaje envía el pedido ORD-1042 a un cliente de Zaragoza. El albarán ALB-2026-118 lista lo que va en la caja, con referencias y cantidades, y sin precios:
| Descripción | Referencia | Cantidad |
|---|---|---|
| Taza de gres 350 ml | MUG-01 | 2 |
| Tetera 1 L | TPT-03 | 1 |
| Posavasos de corcho | CST-02 | 4 |
| Total de unidades | 7 |
En observaciones: «1 bulto. Recibí conforme: nombre, fecha y firma». Si faltara un artículo por falta de existencias, se indica aquí («TPT-03: pendiente de servir, se enviará en un segundo envío») en lugar de listarlo como entregado.
Tipos de albarán
Albarán no valorado
Solo indica qué se entrega y en qué cantidad, sin precios. Es el más habitual en tiendas online, en regalos y cuando el envío lo hace un almacén o un tercero que no debe ver los importes. El generador de QuickPaperwork crea este tipo de albarán.
Albarán valorado
Añade el precio unitario y el importe de cada línea. Se usa entre empresas que trabajan con pedidos frecuentes, porque permite al cliente revisar los importes antes de que llegue la factura. Aunque lleve precios, sigue sin ser una factura.
Albarán de trabajo
En servicios —instalaciones, reparaciones, mantenimiento, reformas— el «albarán» o parte de trabajo recoge las horas, los desplazamientos y los materiales empleados en una visita, y lo firma el cliente al terminar. Para un parte de trabajo con el generador, describe en cada línea la tarea o el material («Mano de obra técnico, horas», «Tubo multicapa 16 mm, metros») y su cantidad, y anota en observaciones la dirección de la intervención y el horario.
Albarán y factura: en qué se diferencian
| Albarán | Factura | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Prueba que se entregó la mercancía o se hizo el trabajo | Documenta la operación a efectos fiscales y reclama el pago |
| Precios e impuestos | Opcionales (albarán valorado o no) | Obligatorios: base, tipo de IVA y cuota por separado |
| Contenido regulado | No tiene contenido fijado por el Reglamento de facturación | Sí: artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 |
| Quién firma | El receptor, al recibir | No requiere firma del cliente |
| Cuándo | En el momento de la entrega | Al realizarse la operación o en los plazos del Reglamento |
El artículo 6 del Reglamento de facturación exige que toda factura incluya, entre otros datos, un número correlativo dentro de cada serie, la fecha de expedición, el nombre o razón social y el NIF de quien la expide, la descripción de las operaciones y la cuota de IVA consignada por separado. Un albarán no tiene por qué llevar nada de eso, y por eso no sirve como factura aunque lleve precios.
Agrupar varios albaranes en una factura mensual
Es muy común entregar varias veces al mes al mismo cliente, con un albarán en cada entrega, y facturarlo todo junto. El Reglamento lo permite con la llamada factura recapitulativa (artículo 13): se pueden incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan hecho dentro del mismo mes natural.
La factura recapitulativa se expide como máximo el último día del mes en que se realizaron las operaciones; si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente. En la práctica, cada línea de la factura cita el número y la fecha del albarán correspondiente («Albarán ALB-2026-118 del 3/11/2026»), lo que permite al cliente comprobar la factura contra los albaranes firmados que guarda.
Cuánto tiempo guardar los albaranes
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan otras disposiciones. Los albaranes firmados que respaldan tus facturas forman parte de esa documentación del negocio, así que lo prudente es archivarlos junto con la factura a la que corresponden.
Si necesitas un plazo concreto para tu caso (por ejemplo, a efectos de una inspección fiscal), consúltalo con tu asesoría: aquí solo recogemos la regla general del Código de Comercio.
Cómo hacer un albarán online con el generador
- En «De», escribe el nombre de tu negocio y tu dirección; en «Enviar a», el destinatario y la dirección de entrega.
- Pon como número de pedido el de la confirmación del cliente o tu propio número de albarán, y la fecha de entrega.
- Añade una línea por artículo con su descripción, la referencia en el campo SKU y la cantidad.
- En notas, indica los bultos, lo pendiente de servir y una línea para el «recibí conforme».
- Descarga el PDF, imprime dos copias y pide la firma al entregar. El PDF se genera en tu navegador y no se guarda en ningún servidor, así que conserva tu copia.
Errores frecuentes
- Entregar sin pedir la firma: sin firma, el albarán prueba poco si el cliente dice que no recibió algo.
- Listar lo pedido en vez de lo que va realmente en la caja.
- Reutilizar números de albarán, de modo que la factura no puede citarlos sin ambigüedad.
- Pensar que un albarán valorado ya es la factura y no emitirla después.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer albarán?
El Reglamento de facturación regula las facturas, no los albaranes, y no establece una obligación general de emitir albarán. Se usa porque es la forma más sencilla de probar una entrega y de cuadrar después la factura.
¿Un albarán sirve como factura?
No. La factura debe contener los datos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, como el número correlativo, el NIF del emisor y la cuota de IVA por separado. Un albarán, aunque lleve precios, no los incluye necesariamente.
¿Puedo hacer una sola factura para varios albaranes?
Sí, si son operaciones con el mismo destinatario dentro del mismo mes natural: es la factura recapitulativa del artículo 13 del Reglamento de facturación.
¿El albarán lleva IVA?
Un albarán no valorado no lleva precios ni impuestos. Uno valorado puede mostrar importes, pero el IVA se repercute en la factura.
¿Qué es un albarán de trabajo?
El parte que recoge las horas, desplazamientos y materiales de un servicio y que firma el cliente al terminar. Después se usa para hacer la factura.
Fuentes: BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (arts. 6 y 13) · BOE — Código de Comercio, art. 30